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[Looker Studio] 自動メール配信機能の使い方 | 配信されない場合の対処法からslack通知まで
この記事では、Looker Studioの自動スケジュールによるメール配信機能の使い方について詳細に説明しています。この機能を活用することで、レポートの作成だけでなく、関係者へのレポート送信も自動化できます。ぜひこの記事を参考に設定してみてください。
Contents
Looker Studio（旧データポータル）とは？
Looker Studioは、さまざまなデータソースと接続し、分かりやすい全自動のレポートが作成できるGoogleが提供する無料のレポート作成ツールです。
□ 関連記事：【完全保存版】Looker Studio（旧データポータル）の使い方
Looker Studioの自動配信メール機能とは？
自動メール配信機能を使用することで、レポートを定期的にメールで送信できます。宛先、対象ページ、配信スケジュール（日次、週次、月次等）は自由に設定可能です。
Looker Studioの自動配信メールの設定方法
「配信のスケジュール」を選択
まずは、Looker Studioにログインし、メール送信したいレポートを開きます。レポートの右上にある「共有」の横の「▼」ボタンをクリックし、「配信のスケジュール」を選択します。
「配信のスケジュール」を選択すると、以下のような設定画面が表示されます。ここから、それぞれの項目を解説していきますので、早速設定してみましょう。
1. 宛先
メールの受信者を設定することができます。個別のメールアドレスやGoogleグループを指定することが可能です。最大で50件のメールアドレスを設定できます。
2. ページ
メールに含めるページを選択できます。メール本文にはレポートのプレビューとして最初の5ページが表示されます。添付されるPDFには、選択した全てのページが含まれます。
3. 開始時刻
配信日時を設定できます。
4. リピート
スケジュール配信の頻度を設定することができます。設定は、日次、週次、月次といった基本的なオプションから、毎週平日（月曜日から金曜日）やカスタム設定まで可能です。
すべての設定が終わったら右下の「保存」ボタンをクリックします。
「今すぐ送信」でテストメールを送信する
保存が終わったら、「今すぐ送信」ボタンをクリックしてテストメールを確認しましょう。
このように実際に送信されるメールが確認できます。
フィルタの設定方法
メールで配信されるレポートは、レポートのデフォルトの期間設定やフィルタ設定が適用されます。例えば、レポートのデフォルトの期間設定が「先月」である場合でも、フィルタでメールで配信するレポートの期間を「今月初めから今日まで」に設定し、毎日の進捗をメールで共有することが可能です。
設定方法は簡単で先ほどと同様に「配信のスケジュール」を選択した後、「フィルタ」タブに切り替えてフィルタの条件を変更し、右下の「保存」ボタンをクリックするだけで完了です。
フィルタ設定の注意事項
- 設定できるフィルタはレポートで設定されているフィルタです。
- レポートでフィルタのデフォルトの条件を変更しても、メール配信のフィルタ条件には影響しません。
- レポートからフィルタを削除すると、メール配信のフィルタも削除されます。
配信スケジュールの変更
設定したスケジュールを変更したい場合は、先ほどと同様にレポートの右上にある「共有」の横の「▼」ボタンをクリックし、「配信のスケジュール」を選択します。
このように現在設定している配信スケジュールが表示されるので、右下の「スケジュールの編集」をクリックします。
配信スケジュールを編集して、「保存」をクリックすれば変更完了です。
メール配信を停止する
メールの配信を停止したい場合も、先ほどと同様にレポートの右上にある「共有」の横の「▼」ボタンをクリックし、「配信のスケジュール」を選択します。
右上の「スケジュールを削除」をクリックすればメール配信が停止されます。
メールが配信されない場合の対処法
レポートにエラーがある場合、メールは送信されません。「[Looker Studio] レポートをPDF形式でダウンロードする方法」を参考に、レポートが問題なくダウンロードできることを確認してください。
レポートをslackに通知する方法
Slackでは、各チャンネル専用のメールアドレスを取得する機能があります。このメールアドレスを宛先に追加することで、Looker StudioのレポートをSlackのチャンネルに通知することができます。
Slackのチャンネル毎にメールアドレスを取得する手順は以下の通りです。
手順1
slackの左上にあるチャンネル名をクリックし、チャンネル詳細画面を開き、「インテグレーション」から「このチャンネルにメールを送信する」をクリックします。
手順2
「メールアドレスを取得する」をクリックすると、メールアドレスが発行されますので、このメールアドレスをLooker Studioの宛先に追加します。
このようにslackにレポートを送信することができます。
注意点やよくある質問
各レポートには1件のみスケジュールを設定することが可能
Looker Studio Proユーザーを除いて、1つのレポートに設定できるスケジュールは1件のみです。複数のスケジュールを設定したい場合は、レポートをコピーし、新しいレポートにスケジュールを設定すれば可能です。
関連するLooker Studio公式ドキュメント
Looker Studio公式ヘルプ：レポートの自動配信をスケジュール設定する
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DeNAのデジタルマーケティング責任者として年間450億円を超えるECプラットフォームのマーケティングを担当。2014年に独立し、上場企業から資金調達後のスタートアップまで様々な企業のデジタルマーケティングのプロジェクトに関わり見識を広げた後、2018年3月に株式会社CALLOSUMを創業。