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Googleデータポータルの自動メール配信機能の使い方
Googleデータポータルでは、作成したレポートをメール配信機能を使って定期的に共有することができます。今回は、データポータルの「自動メール配信機能」の使い方について分かりやすく解説していきます。ぜひ、参考にしてみてください。
Contents
メール配信機能でできること
メール配信機能では、次のような設定ができます。
- 共有したいユーザーの選択
- 件名とメッセージのカスタマイズ
- 配信開始日時の設定
- 配信頻度の設定
一度配信日時や配信頻度を設定してしまえば、後は自動的に選択したユーザーへレポートの共有メールが配信されます。レポートはPDFファイルが添付された状態で共有先に配信されます。
売上レポートなどの定期的に更新されるレポートの共有に最適です。
配信スケジュールの作成方法
配信スケジュールは次の手順で行います。
1. 定期的に共有したいレポートを選択
データポータルへサインインし、共有したいレポートを開きます。
2. メール配信での共有を選択
画面右上の [共有] 右横の [▼] をクリックし、共有方法の中から [メール配信をスケジュール] を選択します。
3. 配信スケジュールを設定
ポップアップが表示されるため、ここで配信スケジュールを設定します。
- 宛先：共有したいユーザーのメールアドレス
※Googleアカウントでなくても可 - 件名とメッセージ：任意で設定
- 開始時刻：メール配信の開始日時
- リピート：メール配信の頻度（カスタマイズ可能）
間違いがなければ [スケジュール] をクリック。これでスケジュール通りにメールの配信が開始されます。
※現時点では1つのレポートに対して1つのスケジュールしか設定できません。
メールが配信されると、このように届きます。
配信スケジュールの変更
設定したスケジュールを変更したい場合は、先ほどと同様 [共有] 右横の [▼] > [メール配信をスケジュール] を選択します。
現在の配信スケジュールが表示されるため、ポップアップ右下の [スケジュールの編集] をクリックします。
配信スケジュールを編集し [保存] をクリックすれば変更完了です。
メール配信を停止する
メールの配信を停止したい場合も、先ほどと同様 [共有] 右横の [▼] > [メール配信をスケジュール] を選択します。
ポップアップ右上の [⋮] > [スケジュールを削除] の順にクリックすればメール配信が停止されます。
メールが配信されない場合
メールが配信されない場合、レポートそのものに問題がある場合はあります。一度PDFダウンロードなどで手動でダウンロードできることを確認してから、再度スケジュール設定を行ってください。
最後に
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Googleデータポータルは、無料で高機能な素晴らしいソフトウェア（おそらく世界で最も費用対効果の高いBIツール）である一方、他のGoogle製品と同じくサポートがなく使いこなすのが難しいため、初心者の方でもゼロから作る必要がなく、すぐに使いこなせる豊富なマーケティングテンプレートを用意しています。
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DeNAのデジタルマーケティング責任者として年間450億円を超えるECプラットフォームのマーケティングを担当。2014年に独立し、上場企業から資金調達後のスタートアップまで様々な企業のデジタルマーケティングのプロジェクトに関わり見識を広げた後、2018年3月に株式会社CALLOSUMを創業。