Googleデータポータルの自動メール配信機能の使い方

Googleデータポータルでは、作成したレポートをメール配信機能を使って定期的に共有することができます。今回は、データポータルの「自動メール配信機能」の使い方について分かりやすく解説していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

メール配信機能でできること

メール配信機能では、次のような設定ができます。

  • 共有したいユーザーの選択
  • 件名とメッセージのカスタマイズ
  • 配信開始日時の設定
  • 配信頻度の設定

一度配信日時や配信頻度を設定してしまえば、後は自動的に選択したユーザーへレポートの共有メールが配信されます。レポートはPDFファイルが添付された状態で共有先に配信されます。

売上レポートなどの定期的に更新されるレポートの共有に最適です。

配信スケジュールの作成方法

配信スケジュールは次の手順で行います。

1. 定期的に共有したいレポートを選択

データポータルへサインインし、共有したいレポートを開きます。

2. メール配信での共有を選択

画面右上の [共有] 右横の [▼] をクリックし、共有方法の中から [メール配信をスケジュール] を選択します。

3. 配信スケジュールを設定

ポップアップが表示されるため、ここで配信スケジュールを設定します。

  • 宛先:共有したいユーザーのメールアドレス
    ※Googleアカウントでなくても可
  • 件名とメッセージ:任意で設定
  • 開始時刻:メール配信の開始日時
  • リピート:メール配信の頻度(カスタマイズ可能)

間違いがなければ [スケジュール] をクリック。これでスケジュール通りにメールの配信が開始されます。

※現時点では1つのレポートに対して1つのスケジュールしか設定できません。

メールが配信されると、このように届きます。

配信スケジュールの変更

設定したスケジュールを変更したい場合は、先ほどと同様 [共有] 右横の [▼] > [メール配信をスケジュール] を選択します。

現在の配信スケジュールが表示されるため、ポップアップ右下の [スケジュールの編集] をクリックします。

配信スケジュールを編集し [保存] をクリックすれば変更完了です。

メール配信を停止する

メールの配信を停止したい場合も、先ほどと同様 [共有] 右横の [▼] > [メール配信をスケジュール] を選択します。

ポップアップ右上の [] > [スケジュールを削除] の順にクリックすればメール配信が停止されます。

メールが配信されない場合

メールが配信されない場合、レポートそのものに問題がある場合はあります。一度PDFダウンロードなどで手動でダウンロードできることを確認してから、再度スケジュール設定を行ってください。

最後に

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